Ejemplos de Benchmarking

Hace varios días me solicitaron este artículo, la verdad no lo tenía en mi lista de asuntos por comentar pero puedo decir que soy un cliente  frecuente en el uso de esta técnica debido a que me ayuda a obtener buenos resultados en los proyectos. Sé que muchos sabrán el significado de la palabra Benchmarking pero aun así la retomaremos, también veremos cuáles son las expectativas, cómo hacer que funcione para nuestro beneficio, las tareas que debemos hacer antes de usarla y su adecuada implementación.

Qué es el Benchmarking:

Podemos ver el benchmarking como una investigación donde se comparan productos, servicios o procesos. Se recomienda utilizar con el fin de  identificar las mejores prácticas de las áreas evaluadas. Se puede realizar benchmarking en áreas de tipo administrativa, comercial o de manufactura.

8 Tips de Benchmarking:

Les voy a comentar mi manera de usar esta técnica, lo cierto es que así me ha funcionado y si discrepa con tu significado espero que me disculpen pero es algo que la he cambiado a razón que sea funcional para mí.

Tip1-Objetivo del Proyecto:

Primero debo decir que al inicio de un proyecto, siempre hay una expectativa muy alta de qué es lo que se requiere, pero para mí bienestar doy por sentado que las personas no saben lo que se necesita de lo contrario el problema sería fácil. Debido a esto recomiendo decir siempre que el objetivo del proyecto se debe revisar si es el adecuado.

Ahora para llegar a mi objetivo y revisar lo alcanzable que es la meta siempre inicio haciendo el benchmarking y le comento al negocio lo importante que es saber cual es objetivo o meta real alcanzable comparando nuestra condición actual y la condición de las mejores empresas en ese ramo en país donde se está ejecutando.

Tip2- Buscando la empresa correcta y la información adecuada:

La verdad es que inicio llamando a mis compañeros de trabajo para ver si en las empresas donde han trabajado antes existe el proceso que requiero y lo pueden catalogar como funcional, robusto y estable. Luego de lograr hacer una lista identifico en internet estas empresas para ver si hay algún artículo de ellos importante sobre el tema. Ejemplo de lo que digo es que puedes encontrar artículos de liderazgo de la empresa GE por el reconocimiento a Jack Welch. Lean puedes buscar artículos de Toyota. Estos artículos te ayudarán a detallar más en el problema y lograr identificar ejemplos claros. También busca información en artículos de consultores, libros que se refieren al tema etc.. Es importante que te actualices para que el benchmarking sea positivo.

Tp3- Buscar realizar la reunión de benchmarking:

Pues la verdad, muchas personas siempre me preguntan, te acuerdas de tal proyecto donde  hiciste un benchmarking y luego me preguntan cómo fue que lograste contactar a las empresas. Pues la verdad contactar la empresa es la mayor preocupación al iniciar este proceso. Les voy a dar unos consejos  y espero que los vean simples.

Aquí mucha gente se sorprende pero la respuesta es llámalos por teléfono. Si ellos no son competencia tuya te aseguro que  lograrás que te atienda. Siempre llamo a recepción, pido que me pasen el departamento que ando buscando y la primer persona que me ponen le explico mi proyecto, tal vez tienes suerte pero lo normal es que una vez que esa persona entiende bien te dice con quien hablar y a que teléfono llamar y eso es una gran ganancia. No esperes que esa persona te devuelva la llamada siempre llama tu y verás que tendrás buenos resultados.

Tip4-Donde hacer las reunión:

Si al hablar con la persona te dice que se vean en algún restaurante procura no hacerlo así, busca la forma para realizarlo en la empresa de ellos. De este forma podrás ver el ambiente, el ritmo de trabajo, conocer al personal, en fin hay muchas cosas que te puedes perder.

Tip5-Tarea antes de ir:

Debes realizar una presentación que contenga la historia de tu empresa, el objetivo del benchmarking, la situación actual del problema, los resultados esperados, la estructura de la empresa, el diagrama de proceso actual y hacer un cuestionario de máx. 20 preguntas. Esta información te ayudara a estructurar la reunión y no siempre te pedirán esta información, pero te aconsejo siempre llevarlo, ya que me ha pasado que altos gerentes de la empresa se dan cuenta que voy a ir y se interesan mucho en el proyecto, por lo que me dan importancia y piden que les comente acerca del problema.

Tip6-Cómo realizar una reunión de Benchmarking:

Al comenzar la reunión siempre inicia preguntado cosas generales de la empresa y luego lo específico. Para iniciar puedes preguntar sobre la historia de la empresa, si sabes algún cambio grande por el cual han pasado pregúntalo, después pasas a cuestionar la estructura de la empresa para luego hablar del departamento que te interesa. Acuérdate que debes saber donde encaja exactamente el departamento en la organización.

Al terminar con la estructura ya puedes iniciar hacer preguntas más detalladas  te aconsejo  preguntar por el proceso y  en sus respectivas actividades pregunta quién lo hace, cómo lo hace y cuándo lo hace, de esta forma vas diagramando el proceso con la ayuda de la persona. Muchas veces te pueden decir que ellos tienen el proceso diagramado entonces procura que te lo den impreso lo antes posible para apuntar todo o de lo contrario mejor sigue haciéndolo tú y que después te den el diagrama.

Al terminar el proceso saca tu lista de preguntas y revisa que todo fue abarcado.

Tip7-Cosas que no debes olvidarte para llevarlas a la reunión:

Siempre lleva contigo a la entrevista algún regalo, bueno sería algo de tu empresa, ya que vas en su representación y además acuérdate de llevar tarjetas de presentación, de esta forma ellos también te la darán.

Tip8- Después de la reunión:

Luego de terminar la entrevista al día siguiente puedes mandar un e-mail agradeciendo el tiempo brindado, lo mucho que aprendiste y que estas a disposición si en el futuro ellos requieren algo.

 Realizar Benchmarking con Proveedores y que sean parte del equipo.

Los benchmarking que he realizado han sido algunos con proveedores, no porque sean ellos lo que saben más del equipo, máquina o situación, no debes de verlos así. Debes verlos como expertos en tema, ellos no te va a decir lo que tienen las demás empresas pero si te van a decir cuál es la mejor forma. La idea de esto es que no los llames para que ellos resuelvan tu problema de la manera más rápida, llámalos para resolver el problema con ellos de una manera que tu indicadores mejoren y sean estables. De esa forma tendrás una empresa pensando cómo mejorar tus indicadores y no solo tú.

Ejemplos de Benchmarking realizados:

  • Benchmarking en servicio al Cliente:

Hace algún tiempo me dijeron que requeríamos mejorar servicio al cliente, por supuesto que era difícil adentrarme a un área donde no era mi especialidad pero debía procurar realizar un buen proyecto, así que me pregunte qué empresas lo tratan a uno muy bien y además les pregunte a la personas más allegadas. Al terminar la encuesta percibí que en el país los bancos y las empresas vendedoras de carros eran los mejores. Me decidí ir a las empresas de carros ya que venden productos físico como repuestos y no era de servicio. Cabe destacar que la empresa donde era el proyecto no era de carros por lo que al llamar me atendieron muy bien y me dieron una cita para una semana después.  Al finalizar la entrevista me di cuenta que la primordial diferencia era el involucramiento de todos los departamentos con Servicio al Cliente y me enseñaron como establecer esa comunicación tan importante.

  • Benchmarking en Seguridad:

Este benchmarking fue enriquecedor llamamos a varias empresas en México que eran nuestros proveedores para ir donde ellos, pero además ellos nos ayudaron para conseguir 3 empresas más. Esta fue genial pasamos una semana viendo las plantas y las diferentes culturas de cada una. Esto nos ayudo a establecer las metas a corto plazo y el camino a seguir para los próximos 5 años.

  • Benchmarking para Cadena de suministros

En este tenía una solo objetivo que era mejorar el indicador de precisión de pronóstico donde la compañía ni siquiera sabía cuanto debería ser. Buscar las empresas no fue sencillo ya que deberían tener la condición de una precisión de pronóstico de nivel alto. Lo bueno es que llamando y preguntando encontré una y esta persona también me señalo cuales tenían esa condición que requería. Al final fui a todas y seguimos los lineamientos que nos dieron las empresas para mejorar y todavía están dando frutos.

Otro punto más..

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