Cómo hacer Gemba en kaizen con el equipo de trabajo

Significado de Gemba:

Es el lugar de trabajo, en otras palabras es el lugar donde pasan las cosas y se realiza el servicio o producto del cual estamos comprometidos a mejorar.

El gemba viene de la  frase en japonés Gembutsu Gemba que significa ir a observar al piso las cosas tangibles o físicas.

En el artículo de kaizen vemos los pasos de kaizen y el Gemba es una etapa que se utiliza en muchas ocasiones y por ende es importante detallarlo ahora. Por esta razón mi intención es comentar acerca de:

  • Cuándo realizar Gemba?
  • Cómo realizar Gemba?
  • Siguiente paso luego de hacer Gemba.
  • Quién debe hacer Gemba?
  • Gemba en servicios y no en manufactura.

 

Cuándo realizar Gemba?

El Gemba inicia cuando el equipo de trabajo que quiere mejorar un problema ya tiene la recolección de datos y han analizado parte de estos. Es en este momento cuando el equipo viendo los datos se dan cuenta los aspectos que deben observar en el piso de producción.

Ejemplo 1

Una experiencia de esto fue cuando el equipo estaba analizando un problema de defecto de producto y analizamos los datos. Viendo la tendencia de los datos comprendimos que el problema se concentraba en 5 máquinas de las 30, por lo cual determinamos a ir a hacer Gemba en una de las máquinas.

Ejemplo 2

Otro ejemplo fue en un proyecto para reducir los tiempos de cambio, al analizar las personas y máquinas que duran más en el tiempo de cambio fuimos a realizar Gemba y además nos comprometimos a realizar el Gemba donde duran menos con el fin de aprender y afinar nuestro análisis.

 

Como realizar Gemba.

Si el equipo se determina  en realizar un gemba, este debe tener un objetivo como los ejemplos vistos anteriormente, ya que no es solo ir a la planta y ver sino además observar problemas específicos y ver las posibles causas.

Ahora veremos los pasos necesarios para realizar el Gemba:

Paso 1: Crear formato.

Según el tipo de observación y problemas puedes crear un formato para colocar preguntas que debemos de hacer y  así buscar según el análisis de datos realizado.

Paso 2: Qué podemos medir durante el gemba?

En muchos gemba hay que medir ciertas condiciones como duración de actividades, temperatura, pruebas de laboratorio y otras cosas. Es bueno  tener en el formato un lugar para anotar las mediciones realizadas.

Paso 3: Explicar funciones de cada miembro.

Siempre me gusta determinar las funciones de cada persona para el gemba, ya que muchas veces pasa que 3 o 4 personas están viendo lo mismo pero si planeamos bien las funciones eso lo podemos mitigar y hacer que se pueda observar el problema en sus diferentes perspectivas.

Ejemplo de funciones para las perosnas a realizar el gemba:

gemba ejemplo

Paso 4: Preguntar  a los involucrados en el proceso  con la metodología de los 5 Porque?

Aquí puedes encontrar el tesoro que buscas así que nunca dejes de hacer este paso. Este paso trata de tener un par de minutos con las personas que hacen la operación, que ellos puedan decir lo bueno y lo malo del proceso, que atrasos tienen, causas que ellos consideran, estándares que no pueden seguir debido a falta herramientas etc…

Paso5. Reunión para revisar apuntes.

Una vez terminado el gemba es conveniente que el equipo busque un lugar cómodo con el fin de consolidar toda la información y puedan comentar acerca de lo que cada uno logró ver según su función.

Paso6. Crear contramedidas de los puntos a resolver.

Este paso nos invita a hacer un cronograma de las cosas que debemos mejorar y es de suma importancia su ejecución adecuada para seguir realizando kaizen y ver la mejora en los indicadores.

 

Siguiente paso luego de hacer Gemba.

Debemos darle seguimiento a las mejoras realizadas en las reuniones del equipo.

Nosotros nos reuníamos cada semana por lo que en ese momento dábamos seguimiento a los cambios  y observamos si estos cambios fueron buenos en el análisis de datos actualizados. Una vez que actualizábamos los datos es fácil ver si los cambios dieron efecto . Aquí es donde el equipo inicia un ciclo de mejora y luego de un indicador se enfoca en otro. Gracias a los datos ya saben dónde ir hacer otro gemba en la planta para determinar las posibles causas.

Quién debe hacer Gemba?

Todos los equipos de trabajo deben hacer Gemba, esto hace que ellos tengan mayor conocimiento de la operaciones y logren detectar variables que afectan al problema y no se consideraban al principio. Si esto no se hace puede que al equipo se le dificulte obtener la causa raíz del problema  y la duración del análisis se prolongue por mucho tiempo .

Frases de Personas al realizar gemba:

  • Vaya vea el problema y que no le cuenten….
  • Si no lo ve no lo entiendes…..
  • La respuesta está siempre en el piso de producción

Gemba en servicios y no en manufactura.

Si quieres hacer gemba en un negocio donde no hay manufactura, esto no debe ser problema, lo único que debes de hacer es seguir los mismos pasos. Para explicar con ejemplos podemos ver un equipo de servicio al cliente que cuando realizo gemba para revisar problemas de facturación su gemba fue ir donde los clientes para revisar el proceso de  compras de los clientes más importantes.

Otro ejemplo es el de departamento de servicios de llamadas que realizan gemba viendo a otros realizar el mismo trabajo y comentan acerca de lo visto para mejorar el estándar y procedimientos que tienen para atender llamadas.