Hoshin Kanri: management by Policy

Management by Policy o Hoshin Kanri  es una metodología de dirección estratégica en la cual se identifican los objetivos del negocio y se definen  los proyectos de mejoras requeridos para alcanzar las metas del negocio propuestas.

Esta metodología también se le conoce con el nombre en Japón de Hoshin Kanri y su origen fue gracias a la visita de Dr peter F Drucker en 1950s  e incorporándose en los años 60 en Industria de llantas Bridgestone Tire Corporation, más adelante  se ven ejemplo como Hewlett Packard, Ford, Xerox y otros.. 

Definición de los términos:

Hoshin :   Estratégica a largo plazo

Kanri: Sistema de control

Políticas: es una regla general o los principios de operación. Esta se convierte en política cuando el proceso es aprobado por la gerencia. Las políticas consisten en objetivos y los respectivos medios para alcanzarlas.

Los pilares de esta metodología Hoshin Kanri 

  •  Esta metodología tiene como base fundamental la premisa que en que toda la organización y en cualquier nivel se comprenda la estrategia a largo plazo y que todos sean participes en la definición de cómo  alcanzarla.
  • Policy Management inicia desde la alta gerencia donde se determina la visión del negocio, la dirección y cuáles son las oportunidades de mejora que tiene la organización.
  • Esta metodología utiliza los esfuerzos de los equipo de trabajo Kaizen para lograr las metas

El ciclo de Hoshin Kanri – Management by Policy se puede determinar de esta manera:

  • Crear política
  • Identificar las mejoras
  • Despliegue de la política en la organización
  • Implementación de política
  • Revisión de la política

Crear política de la metodología de Hoshin Kanri 

El responsable de la creación de la políticas es la gerencia y este las revisará con los empleados antes de hacerla oficial.

Entre los puntos destacar de esta metodología en diferencia con otras es que todos los empleados tienen mucha participación y se promueve la discusión entre la gerencia y los demás empleados.

Este paso de crear la política tiene mucho que ver con el proceso  “Catch ball process” que hablaremos más adelante.

Al crear la política la gerencia debe tener en mente tres áreas importantes como es la estrategia Cooperativa, estrategia del negocio y estrategia de Funcional.

La Estrategia Corporativa la cual se refiere a la visión de la gerencia y es a largo plazo. Es importante tomar en cuenta análisis de mercado de producto, portafolio y recursos para determinar las oportunidades de la empresa y así colocar metas para mejorar el desempeño año con año.

La Estrategia del negocio  son los objetivos que nos trazamos para llegar a la visión creada. En esta parte de la estrategia se determinan objetivos de mejora de market share, lealtad de clientes y capital de trabajo como ejemplos.

La Estrategia  operacional  la cual nos proporciona control en el nivel operacional con esta estabilidad nos ayuda a mejorar tiempo de respuesta como también la  satisfacción al cliente.

Luego de la creación de las políticas gerenciales se realiza el despliegue de estas donde Hoshin kanri tiene como principio fundamental hacerlo de la mejor manera posible integrando toda la organización.

 

Identificar  las mejoras necesarias para lograr la visión

Los esfuerzos en una organización con Hoshin kanri como metodología debe poner sus esfuerzos para alcanzar las metas en los equipos de trabajo de Kaizen y de los cuales se dividen en 2 tipos de equipos:

Kaizen basados en estándar, los cuales nos aseguran mejorar y tener el control de la organización estable. Estos se aseguran que si sigue un estándar y se mejora este con el tiempo.

Kaizen basados en objetivos son creados para realizar los impactos que requiere lograr llegar a la necesidad de la organización con respecto a la política establecida en el plan estratégico.

  Despliegue de políticas en Hoshin Kanri 

Las políticas creadas se despliegan mediante la metodología “Catch-Ball”. Esta se basa en tener negociaciones  entre los niveles de la organización de arriba abajo y abajo hacia arriba. En este diálogo se revisan los objetivos y los medios requeridos. Se debe tener datos e información necesaria para que sea una negociación objetiva y sea más fácil para los dos partes.

Para un adecuado despliegue estructurado las políticas deben contener los siguientes puntos:

  • Política. La cual es una regla general o los principios de operación.
  • Los objetivos o resultados medibles en un determinado tiempo para alcanzar la política.
  • Tener forma de medición del objetivo.
  • Acciones requeridas de la organización para implementar la política (Plan de acción)
  • Puntos de control donde la gerencia crea contramedidas para lograr resolver cualquier obstáculo.

Implementación de políticas

La implementación de proyectos consiste en la creación  de plan de implementación con actividades, responsables y tiempo para la ejecución por parte de los equipos de mejora continua  y los equipos de cambio. Con este plan de implementación la gerencia logra realizar los puntos de control que hablamos anteriormente y crear contramedidas para lograr los objetivos.

Un punto a destacar es la participación de la gerencia y esta debe velar porque el equipo avance, tenga los recursos necesarios y la gente adecuada.

 

Revisión semanal, mensual y  anual de políticas

Es una meta de la organización lograr revisar a nivel semanal y mensual el avance y dirección de  las políticas de cada departamento o área de organización. Debemos ser disciplinados ya que la gerencia se hace participe en este momento revisando y comunicando el seguimiento ya que este  debe ser extendido  a todas las personas así lograr alinearse si surge cambios grandes.

Luego de transcurrido el año se debe hacer un análisis de los resultados con el propósito de obtener retroalimentación de los clientes externos e internos, así como también determinar los obstáculos que nos atrasaron durante el año o que nos hicieron fracasar en algún objetivo. Si esto se hace dándole la importancia debida por toda la empresa estaremos eliminando muchas piedras del próximo año.

Recomiendo en esta fase hacerlos con la metodología Fault Tree Analsys (FTA). De esta manera tendremos un análisis de las causas y pondremos contramedidas. Esta se puede hacer por cada departamento y luego hacer un consolidado para el negocio. Lo más importante en este fase es que el negocio tome decisiones  para los puntos pendientes y conocer cuales equipos Kaizen están siendo efectivos.