Kaizen Estructura – Lo necesario para tener filosofía Kaizen en la empresa.

Hemos llegado a uno de temas favoritos de manufactura inteligente.

Este sentimiento se debe a que al tener buenos resultados en los proceso de manufactura se ven cosas sorprendentes como ver procesos que requieren que los   trabajadores sacrifiquen muchas horas extras y luego de la mejoras con filosofías como kaizen  se crea un ambiente agradable de trabajo y el trabajador tiene más horas de disfrutar con su familia. Otra situación se puede observar también trabajadores con alto riesgo de seguridad y luego crean un método que funciona y elimina completamente el riesgo y además por si fuera poco se puede dar el caso de que la mejora no queda ahí sino que pueda ser usada para otras tipos de trabajo. En estos casos el kaizen  llega a ser insumo para otras mejoras en el futuro.

Que puede esperar la gerencia de una filosofía como kaizen?

Creo que la respuesta a esto la tiene el mismo gerente y su actitud que tenga en cuanto a esta filosofía, las grandes mejoras que hemos logrado ver como subir la producción de un área critica a un 50%   ha sido en el momento cuando los trabajadores son motivados por la gerencia. Si la gerencia solamente proporciona la filosofía esta tendrá pocos frutos y se observa compañías en la actualidad que se dan buenos ejemplos de kaizen pero al no sustentarlo por la gerencia se tiene retroceso en estas mejoras a mediano plazo.

Como implementar Kaizen en las empresas?

A esta pregunta le respondemos con pasos que para nosotros son básico en una empresa pero deben ser adaptables a la suya y pueden ser ajustados según sus recursos. Además le reiteramos que son solo recomendaciones y no son parte de la filosofía.

Paso1. Entrenar a la gerencia

Paso2. Coordinador

Paso3. Crear una estructura de seguimiento

Paso4. Presentar la filosofía a los trabajadores

Paso5. Temas de los proyectos

Paso6. Evaluación

Paso7. Más herramientas…..

Paso1. Entrenar a la gerencia

Para este entrenamiento hay varias formas de hacerlo. La primera es realizar una presentación de la filosofía kaizen . Esta no es recomendable ya que la filosofía requiere mucho de la interacción de la Gerencia y una vez realizada muchos de la Gerencia dejan de dar seguimiento. La otra es que la Gerencia inicie un proyecto pequeño, he visto muchos estos casos y la decepción al no tener tiempo y no poder hacer una mejora puede ser un mal inicio para el proceso que requiere la empresa.

Para la Gerencia tener experiencia y además puedan motivar al personal es bueno que ellos sean participes de los primeros grupos como miembro mas del equipo y participen en todas las actividades del grupo y ayuden al alcance de   su objetivo.

Para que un Gerente se desarrolle como un buen generador de mejora continua debe primero no solo saber que es la mejora continua, debe haber vivido el proceso de mejora y tener resultados que lo hagan claramente a los ojos de sus trabajadores un conocedor del proceso

Una gerencia bien entrenada nos permite tener un mejor impacto en el futuro           

Paso2. Coordinador

Un coordinador en muchas empresas es indispensable para controlar los proyectos. Estas personas pueden ayudar a que la Gerencia tenga mejor seguimiento, que los grupos tengan guía para el uso de la filosofía y ayudar a los grupos en mejorar poco a poco el nivel de análisis en cada problema. Un punto muy importante es que dependiendo de la cantidad de grupos si estos son pocos se puede poner esta responsabilidad a alguna profesora de manufactura (Ingeniero Industrial) y si son muchos los grupos es mejor ir pensando en una persona encargada y así poder en el futuro implementar otras filosofías en la empresa.

Paso3. Crear una estructura de seguimiento.

El punto más importante para darle vida a esta filosofía en una empresa es el seguimiento. Por ende su estructura es lo que va hacer que los proyectos lleguen   a su objetivo. La estructura de seguimiento depende mucho de la empresa de manufactura donde se quiere implementar filosofía Kaizen. Por esto vamos a darles varias opciones para que puedan optar por la que consideren se adopta mejor a su empresa de manufactura.

Opción1.Los equipos Kaizen reportan una vez al mes a la gerencia .

Este es bueno cuando son pocos los equipos y la Gerencia esta muy involucrada. En este caso los equipos le enseñan a la Gerencia por el paso en el que van y la gerencia da consejos y guía necesaria para alcanzar el objetivo conforme a los pasos establecidos por la filosofía Kaizen. En lo que respecta al coordinador este ayuda en las reuniones de grupos para llegar a la reunión gerencial con muy buen avance.

Opción2. Los equipos Kaizen reportan por Calendario .

Esta opción es cuando son muchos los equipos y se les da un calendario para su seguimiento durante el año de modo que se vean todos al menos una vez cada 2 meses. Este tiene el problema de que la gerencia no ve al grupo por bastante tiempo por lo que es mejor llevar una minuta o bitácora de cada equipo. El coordinador es   importante para ayudar a los grupos en metodología y reportar a la gerencia los avances antes de la reunión.

Opción3. Los equipos kaizen reportan por avance .

Los equipos van siguiendo las etapas de la metodología de Kaizen y una vez realizada cada etapa esta es presentada a la gerencia y estos aprueban el avance de lo contrario el equipo debe volver hasta poder lograr avanzar. Esta es muy buena opción y sirve para muchos equipos y su seguimiento es muy riguroso.

Opción4. Los equipos kaizen asignados a proyectos especiales .

Si un equipo se asigna a un proyecto especial por la Gerencia y se le da prioridad uno, debe tener un seguimiento especial, recomendable semanalmente y pidiendo en cada reunión: lo que se hizo la semana pasada, análisis de resultados y lo que se planea hacer la siguiente semana. Básicamente obligar al grupo a entregar una mejora por semana

Al decidir cual opción es la mejor, es prescindible hacer un plan de trabajo estructurado en un diagrama Gantt para relacionar al trabajador con la estructura de seguimiento y presentarles las fechas de reuniones.

No siempre una sola opción funciona, puede ser que se combinen varias, pero lo más importante es que una vez establecido el cronograma de seguimiento este se realice al pie de la letra, de lo contrario el sistema va a perder credibilidad ante los grupos de trabajo.

Paso4. Presentar la filosofía a los trabajadores

Hemos llegado a la presentación de los trabajadores y esta aunque no lo crean es la parte más sencilla, aunque ustedes nos digan que no pues para nosotros si lo es. Asi que veamos porque muchos gerentes dicen que no se puede implementar la filosofía en nuestra empresa.

Paradigmas:

A.   El nivel de estudio de los trabajadores…

BNo hay tiempo debido a cantidad de producción

C. Hay muchas personas tercas

D. Trabajadores no hacen nada sino se les va aumentar pago.

Soluciones:

A.  El Kaizen se adapta al trabajador por ende puedes ver Kaizen simples pero de gran impacto…

Un buen ejemplo fue   en una mueblería la gerencia observo un problema de facturas de agua elevadas y se pensaba que las facturas estaban mal pero en el momento en que a manufactura se le dijo el problema, los operadores quisieron resolverlo y al efectuar gemba por la planta y analizar el flujo de agua terminaron efectuando un cronograma de eliminación de fugas en los procesos y se mantiene al día de hoy y la factura sigue disminuyendo debido a que al eliminar las fugas quisieron hacer otra fase del Kaizen y optimizar el uso de agua en los procesos.

 

B. No hay tiempo porque no hay kaizen….. Es un circulo vicioso

Entre mayor número de mejoras efectuadas mayor el tiempo para Kaizen, por lo tanto es bueno en estos casos que los primeros equipos de Kaizen contengan temas para mejorar la capacidad de los procesos y tener como resultado mayor tiempo.

C. Estas personas son buenas, de hecho recomendamos buscarlas y meterlas en un grupo con el fin de que se comprometan y usen esta característica para bien del grupo. A veces estas personas siempre han dicho que no para cambiar el proceso pero cuando se realizan los pasos de Kaizen estas personas al tener datos pueden empezar a cambiar y pueden ser los que a un futuro con los obstáculos son los que motiven al grupo a seguir.

D . Ponga un buen incentivo que no sea monetario. Hablaremos más de esto luego en el paso 6.

Paso5. Temas de los proyectos

El tema es muy importante y estos deben ser escogidos por anterioridad por la gerencia y los trabajadores en conjunto. Un buen tip es que estos temas sean generales y no muy específicos, por ejemplo si le dices que mejore un método de un proceso especifico una vez terminado se quedan ahí y no siguen. Acuérdense de que el Kaizen es mejora continua por ende el tema debe ser para prever hasta cosas en el futuro. Un buen tema en este caso sería mejorar la capacidad de un departamento o proceso, dependiendo del rango de acción del trabajador si este es jefe puede ser del departamento si es un operador entonces de su respectivo proceso y de este modo ellos van mejorando lo que mayor impacte a la capacidad como métodos, flujo de materiales, mejora en máquinas y otros.

El rango de acción debe ser acorde a su trabajo pero   que puedan hacer mejoras en forma continua para muchos años si es posible. Hemos visto Kaizen de 3 y 4 años que al principio fueron lentos pero al tener el trabajador aumento en su conocimiento de su trabajo el impacto cada año fue mayor.

En kaizen la continuidad es esencial para un gran impacto en el futuro

Paso6. Evaluación

La evaluación de cada grupo puede ser en un reunión una vez al año pero es recomendable que se haga con los grupos que lograron alcanzar el objetivo anual de lo contrario se puede llegar a tener el error de   felicitar al equipo sin logros obtenidos.

Debemos incentivar a los grupos con el fin de tener continuidad para el próximo año y una forma de hacerla es premiando al ganador. Entre los posible premios pueden ser de acuerdo a los recursos de la empresa. Es bueno que la empresa diga desde el principio un tipo de premio que pueda ser dado todos los años.

Posibles premios:

-Una cena del equipo

-Ir a un lugar para diversión o entretenimiento con el equipo

-Un tour de un día a un lugar bonito dentro del propio país.

-Un viaje a la playa si es posible .

-Un viaje a otro país, si es posible se puede ir a otra fabrica con el fin de que el viaje sea útil para aumentar el conocimiento del trabajador.

Como adicional a los premios es bueno dar cosas que recuerden durante el año su participación como por ejemplo:

-Taza con foto del equipo ganador

-Camisa con logo de Kaizen para los ganadores

-Abrigo con logo de Kaizen para los ganadores

Estos premios pueden ser una mejor opción que una medalla o trofeo, pues estas son de mayor incentivo entre trabajadores.

Paso7. Más herramientas…..

Si bien es cierto hay muchos temas para hacer kaizen y estos están acorde con la las herramientas de análisis de los trabajadores como comentábamos antes acerca de un rango de acción posible para el trabajador. Se puede decir que un trabajador no va a tener tiempo de análisis de los datos pero si puede hacer gemba en cambio el jefe del departamento puede hacer gemba y análisis de datos con herramientas básicas y una persona ajena del departamento puede tener el tiempo para hacer el gemba y usar herramientas más avanzadas para solución de problemas, por esto es bueno premiar el Kaizen según el rango de acción y llevar poco a poco a que los trabajadores mejoren su método de análisis en cualquier rango de acción que estén. Por ejemplo un trabajador de una máquina que esta en producción y solo puede hacer gemba, él va a mejorar su método pero si vamos mejorando el método de análisis el operador puede establecer una comparación del método de trabajo entre él y sus compañeros y presentar las diferencias entre ellos y además establecer el   método optimo de producción.

“Si estas haciendo kaizen observa herramientas de 6 Sigma y si haces 6 sigma observa las herramientas kaizen”

Seguimiento es muy importante.

 Para terminar quisiera la opiniones de ustedes en la seccón de comentarios abajo de cual es la mejor opción de seguimiento a los equipos si por calendario o por avance?

Dejanos tu opinión para revisar cual tipo de seguimiento es el mejor.

Aprender más sobre 6sigma en los siguientes articulos:

Qué es 6 sigma?

Lean 6 sigma belt (cual certificación es la que necesitas?)