Lean Management (Cómo gestionar Lean en la Organización)

Este articulo nos referiremos en lo que respecta a lean Management, queremos contribuir con todas las organizaciones  ya sean de manufactura o de servicios que quieren tener lean en toda su empresa desde la presidencia hasta el personal operativo.

Quiero hacer ver en este articulo que la Gerencia es de suma importancia en la búsqueda de Lean en la organización, la empresa no puede hacer que una persona sea la

encargada de Lean sin que nadie más se preocupe por el tema o sin hacer nada. Es por esto que quiero contribuir con ustedes y destacar cómo debemos hacer para gestionar  Lean en nuestra Organización. Dicha gestión puede contribuir en mejorar los procesos y llevarnos a una mejor implementación de nuestras responsabilidades.

Como iniciar Lean Management en el alto nivel?

Siempre que vamos implementar Lean en una organización las personas tienen la percepción que es ordenar la manufactura con el fin de que el flujo sea más productivo. Es cierto pero mucho tiene que ver la gerencia y que hace el alto nivel todos los días,  ya que el análisis de la gerencia debe ser el correcto para interpretar lo que está sucediendo en la empresa y asi poder tomar decisiones diarias. Si esto no ocurre entonces pasamos a obtener los resultados al final de mes cuando ya no podemos hacer nada al respecto.

Debemos ejecutar diariamente y no esperar que los resultados se den por oportunidades o condiciones que no son controladas.

En los discursos que damos hacemos mucho énfasis en que si la gerencia esta haciendo las preguntas correctas,  ya que  de lo contrario los resultados seguirán siendo los mismos. Estas preguntas deben generar un mejor enfoque a las personas y para esto Lean Management nos dara información para poder conocer que está sucediendo realmente en la parte operativa y asi realizar las preguntas correctas diariamente en nuestras organizaciones.

Ejemplo:

En una entrevista a una gerente muy importante se le pregunto cuál fue su más grande falla, me acuerdo siempre de esta entrevista debido a que comentó que ella siempre preguntaba a las personas bajo su responsabilidad…Como se encuentran ? Ella siempre lo hacía en forma mensual e individual pero luego la empresa tuvo un gran problema el cual fue que una persona no actualizó los datos en sus reportes por 6 meses. Ella comenta que siendo esto un gran problema le preguntaron a la persona porque no actualizó los datos y la persona responsable comentó que fue que se le robaron  hace seis meses y no sabía cómo decirlo. La gerente en la entrevista confirma que si haces preguntas superficiales obtendrás respuestas superficiales.

La persona responsable siempre dijo a la Gerente de que todo  estaba bien!!!

Ahora bien, para hacer las preguntas correctas debes informarte que está pasando, aquí es donde lean inicia. Si tienes bajo tu responsabilidad un área de manufactura o de servicio este debe proporcionar información diaria a tal punto que puedas conocer la situación actual. Entre las buenas prácticas de la empresas  trato de imitar una que todos los días crean un reporte muy preciso de lo que paso ayer y como van acumulado al mes. Este reporte se usaba en 2 vías:

Lean Management: Reunión diaria operativa en los centros de trabajo: Las personas realizan una reunión diaria para analizar el reporte y lo usan con el fin de tomar decisiones importantes para ese día.  Un ejemplo de esto es cuando vemos que tenemos más trabajo de lo que las personas pueden hacer y debemos buscar gente. Otro punto que considero importante es saber cómo podemos ser más productivos, más rentables y mejor cada día.

Aquí lo importante es tomar decisiones basados en datos y comentar los problemas que están suscitando.

Lean Management: Reunión diaria administrativa: Es en esta reunión donde la gerencia debe hacer las preguntas correctas, por lo tanto la mejor practica es que las personas involucradas hayan analizado el reporte y hacer preguntas adecuadas.  Queremos hacer  mucho énfasis en esto, ya que de lo contrario la reunión se vuelve únicamente preguntas de que paso ayer y como estamos. Por el contrario debemos hacer preguntas como llevamos tantos días con este problema y no se ven los resultados quiere decir que las actividades que implementamos no han tenido el efecto necesario….  Que fue lo que paso en la implementación… cual puede ser nueva estrategia…  Debemos buscar e indagar lo más posible para ser facilitadores del proceso y no un obstáculo más.

Es aquí donde los representantes de de las reuniones diarias operativas comentan los problemas que se dieron y el seguimiento.

Con esta información y dialogo correcto lo más importante es que la gerencia pueda usar otros recursos para facilitar y eliminar los problemas. En una reunión de estas es cuando se le pide a mantenimiento, a investigación y desarrollo, al departamento de tecnología o cualquier departamento de área funcional que su ayuda es primordial y se deben crear equipos para eliminar problemas operativos y lograr mejoras diariamente.

Mckinsey nos indica que lean management debe tener enfoque en estas reuniones de 3 importantes aspectos:

    • Enfoque en el cliente
    • Solución de problemas en el día a día.
    • Estrategia de la compañía.

Puedes ver ejemplos de estas reuniones en http://www.mckinsey.com/client_service/operations/latest_thinking/lean_management