SIPOC Diagram

Buenas, estoy terminando un proyecto largo de varios meses y esta vez me acorde de usar una herramienta muy útil para lograr revisar los procesos de diferentes departamentos.

Seguramente han tenido que estar en una situación en la cual deben documentar y revisar los proceso que el negocio  considera procesos rotos y por ende  tenemos la obligación de arreglarlos en corto tiempo. No quiero que lleguen a desesperarse si están en esta situación por lo que quiero compartir una herramienta que me ha ayudado a realizarlo de una forma estructurada.

En este artículo detallaremos cómo se realiza un diagrama SIPOC, pero también abarcaremos como usarlo de forma nos ayude a determinar  las variables que nos impactan en nuestros procesos. Es importante lograr observar estas variables debido a que son las posibles causa raíz de tus problemas en el proceso.

Significado de Sipoc Diagram

El SIPOC es un diagrama que nos permite analizar el proceso de una manera más detallada reconociendo  al respectivo suplidor, así como también identificando todas las entradas y salidas del proceso, además nos permite determinar los clientes vinculados a cada paso del proceso.

Pasos para implementar el Sipoc Diagram.

  • PASO 1: Realizar el mapa de proceso de alto nivel. En este paso se realiza un diagrama donde colocarás todos los pasos del proceso sin ser muy detallado como si estuvieras viendo el proceso a 10.000 pies de altura. Debes considerar la opinión y experiencia de las personas involucradas.  Te recomiendo reunir a la gente y diagramar el proceso con ellos hasta abarcar todas las actividades. Al final debe quedar como el siguiente diagrama.

ejemplo de sipoc

              Muchos realizan el SIPOC Diagram sin este paso, pero te lo recomiendo para lograr tener una perspectiva global de proceso.

  •  PASO 2: Crear SIPOC. Al tener el Diagrama de mapa de proceso, lo siguiente que se debe hacer es que cada actividad del mapa de proceso  se coloque en la columna de área de Proceso del SIPOC como pueden ver en el diagrama siguiente (columna verde). Lo siguiente es determinar si este tiene entradas, proveedores, salidas y clientes. Así que primero veamos que significa cada uno de estos:

Entradas: podemos definir como entradas todo lo que se refiera a recursos, personal e información necesaria para lograr realizar cada paso del proceso.

Salidas: es el producto o servicio del resultado de cada actividad

Clientes: estos son los que reciben el producto o servicio, los cuales pueden ser internos o externos.

Proveedores: este es el suplidor de las entradas del proceso antes mencionadas.

Sipoc diagram

SIPOC Diagram usado para identificar variables y encontrar la causa raíz

Si bien es cierto luego de realizar el SIPOC estarás en condición de ver el proceso en forma detallada y estarás en posición para encontrar posibles desconexiones que pueden hacer que mejores tu proceso actual también hay algo que debes de saber muy importante. En filosofía Kaizen o proyectos 6 sigma debes determinar las variables que hacen que el proceso no funcione o  tenga mucha variación. Por ende si encuentras esas variables puedes ir revisando cuál de ellas es la que más impacta en el proceso.

Considerando la importancia de las variables para Kaizen o 6 Sigma te recomiendo el Sipoc diagram  como una herramienta que nos permite identificarlas.  Si creas una lista con todas las entradas al proceso estarás viendo que esas pueden ser  las posibles variables. Por ejemplo digamos que tenemos una lavandería y que nuestra meta es mejorar el  tiempo de proceso de lavado , las entradas son el suavizador, detergente, agua, electricidad, máquina de lavado y personal. Una vez que tengamos la lista de entradas nos hacemos las preguntas requeridas para hacer que las entradas lleguen hacer variables de nuestro problema de esta forma: Cantidad de detergente, cantidad de agua, consumo de electricidad, tipo de máquina de lavado, conocimiento del personal, cantidad del personal. Desarrollando las variables de esta forma el Kaizen y 6 Sigma nos impulsa a analizar si la variable es la más significativa y nos impacta en el tiempo de proceso de lavado. Para determinar si es significativa puedes hacer análisis y pruebas respectivas y así determinar cual es la condición optima de la variable para mejorar el tiempo de de lavado.  

 Utilización del SIPOC como benchmarking

Soy uno de los más fieles usuarios de la herramienta de benchmarking y en el proyecto que estaba les cuento que era de varios países y me fue muy sencillo decirles a cada coordinador de país explicarles que era el  SIPOC diagram y que cada uno me enviara el de su país respectivo. Esto fue ideal para la comparación y análisis que debía hacer y fue muy rápido por lo que les recomiendo hacerlo siempre que puedan.

Una cosa más

Quisiéramos saber que opinas de esta herramienta Sipoc Diagram, por favor déjanos tus comentarios abajo y conversamos.

Te adjunto otros artículos  muy populares de  mejora continua: